Waar je cliëntgegevens blijven, en wie erbij kan
Je zet geen tool bij je cliëntgesprekken op een belofte. Op deze pagina staat precies wat Nara met de gegevens doet, waar dat gebeurt, hoe lang iets bewaard blijft en wie erbij kan. Alles hier is na te lezen in de documenten onderaan.
Laatst bijgewerkt 15 oktober 2026. Deze pagina wordt aangepast in dezelfde week als de software verandert.
Vijf stappen, en wat er bij elke stap verdwijnt
Een opname is grondstof, geen dossier. Daarom gaat bij elke stap iets weg zodra het zijn werk heeft gedaan.
Zonder geregistreerde toestemming van de cliënt start de opname niet. Dat is een blokkade in de software, geen vinkje.
Microsoft Azure Speech zet de opname om in tekst. Microsoft bewaart de audio niet.
BSN, e-mail, telefoon en data worden gemaskeerd vóór de tekst naar het taalmodel gaat. Namen niet, dat zeggen we eerlijk.
Een concept wordt pas dossier als jij het goedkeurt. Geen enkele andere handeling in Nara kan dat.
Verslag, behandelplan en de bronfragmenten waar elke zin naar wijst. Per cliënt in één handeling te wissen.
Eerlijk over stap 4. Wat verdwijnt is het ruwe transcript als geheel. De fragmenten waar het verslag naar verwijst blijven bestaan zolang het verslag bestaat, want zonder bron mag Nara een zin niet tonen. Samen dekken die fragmenten een groot deel van het gesprek.
De bewaartermijnen, zoals ze in de software staan
Dit is dezelfde tabel als bijlage 3 van de verwerkersovereenkomst. Nara bewaart niet langer dan hier staat. Het bewaren van het dossier voor de WGBO-termijn blijft het werk van je EPD.
| Gegeven | Bewaartermijn | Hoe |
|---|---|---|
| Audio-opname | Verwijderd direct na een geslaagde transcriptie | Automatisch, met een opschoonronde als vangnet |
| Transcript | Verwijderd bij goedkeuring van het verslag | Automatisch bij goedkeuring |
| Bronfragmenten | Zolang het verslag bestaat | Gekoppeld aan het verslag, mee verwijderd |
| Concept dat je nooit goedkeurt | Zolang de cliënt bestaat, of tot jij het verwijdert | Jouw handeling |
| Goedgekeurde verslagen, behandelplan, analyses | Zolang de cliënt in Nara bestaat, of tot verwijdering | Wissen per cliënt in één handeling |
| Geüpload onderzoeksverslag, het bestand zelf | 30 dagen na het vastleggen van de analyse | Automatische opschoonronde, gelogd zonder inhoud |
| Toestemmingsrecords en agenda | Zolang de cliënt bestaat | Mee gewist |
| Logboek | Wordt niet verwijderd en bevat geen inhoud | Na wissen verwijst het naar een anonieme plaatshouder |
| Jouw account | Tot beëindiging van de overeenkomst, daarna 30 dagen | Artikel 9 van de overeenkomst |
| Back-ups bij subverwerkers | Binnen de bewaartermijn van Railway en Microsoft. Die termijnen worden opgevraagd en komen in bijlage 3 | Worden niet gelezen, verwijdering werkt erin door |
Twee subverwerkers voor cliëntgegevens. Geen derde.
Nara verwerkt cliëntgegevens uitsluitend in jouw opdracht. Deze partijen zien in de keten wat hieronder staat, en niets anders. Deze lijst staat ook in bijlage 2 van de verwerkersovereenkomst en verandert alleen met bericht vooraf.
| Partij | Wat | Wat ze zien | Waar | Afspraken |
|---|---|---|---|---|
| Microsoft Azure Microsoft Ireland Operations Ltd. | Spraak naar tekst, taalmodel, tijdelijke audio-opslag | Audio tot de transcriptie klaar is, en de gemaskeerde tekst tijdens het maken van een concept | Zweden, EU-gegevenszone | Microsoft DPA. Geen training, geen opslag van prompts, geen menselijke review, toegekend 16 september 2026 |
| Railway Railway Corp. | Hosting van de applicatie en de database | De versleutelde opslag. Geen leestoegang tot inhoud als onderdeel van de dienst | EU West | Railway DPA, versleutelde opslag |
| Nara zelf Rick Frenken, Zwolle | Beheer en ondersteuning | De beheeromgeving toont geen cliëntinhoud. Inhoud alleen in een ondersteuningssessie die jij zelf aanzet, die in tijd beperkt is en in het logboek staat | Nederland | Verwerkersovereenkomst, geheimhouding |
De oefenomgeving staat hier bewust niet bij. Daar oefen je met een fictieve cliënt en komen geen cliëntgegevens. Die omgeving gebruikt andere aanbieders, waaronder Anthropic in de VS en Microsoft Azure wereldwijd voor het stemgesprek. De software weigert elke koppeling tussen die omgeving en cliëntgegevens, en die scheiding wordt bij elke wijziging automatisch gecontroleerd.
Microsoft bewaart niets en kijkt niet mee
Standaard mag Microsoft bij Azure OpenAI aangeboden tekst tot 30 dagen bewaren voor misbruikdetectie. Voor Nara is die uitzondering aangevraagd, toegekend en in de portal gecontroleerd.
Microsoft will not store any prompts and completions associated with the approved Azure subscription and accordingly there will be no human review.
In gewoon Nederlands. Microsoft slaat geen prompts en antwoorden op en er kijkt geen mens mee. Dat geldt voor de hele Nara-subscription.
Azure-portal, de eigenschappen van de Nara-resource, 14 oktober 2026. Microsoft toont ContentLogging alleen wanneer de opslag voor misbruikdetectie daadwerkelijk uit staat. Uitgesneden tot de relevante regels, zonder abonnementsnummers.
De maatregelen, in gewone taal
Dit is bijlage 4 van de verwerkersovereenkomst, zonder juridische taal. Het volledige beheersmaatregelenregister, met per maatregel de plek in de software, krijg je op verzoek.
Strikt per praktijk
Elk verzoek hoort bij één ingelogde behandelaar en één praktijk. Een verwijzing naar een andere praktijk bestaat voor de software niet. Een geautomatiseerde test bewaakt dat bij elke wijziging.
Weigert buiten de EU te draaien
Staat een dienst niet in een Europese regio, dan start Nara niet op. Het taalmodelverkeer accepteert geen aanbieder buiten de EU voor cliëntgegevens.
Versleuteld, onderweg en in rust
TLS op elke verbinding. Opslag bij Microsoft en Railway is versleuteld met AES-256.
Logboek dat niet te wijzigen is
Elke raadpleging, generatie en goedkeuring staat in een logboek waar alleen aan toegevoegd kan worden, met een hash-keten per praktijk. Het logboek bevat geen inhoud. Dat is wat de zorgnorm NEN 7513 vraagt.
Geen oordeel, altijd een bron
Een zin zonder bronverwijzing wordt niet getoond. Een verbodslijst van oordelende termen loopt over elke gegenereerde tekst. Nara beschrijft wat jij en je cliënt zeiden, het interpreteert niet.
Minder naar het taalmodel
BSN, e-mailadressen, telefoonnummers en data worden gemaskeerd vóór de tekst het model bereikt. Audio en transcript blijven zo kort mogelijk bestaan.
Elke wijziging getoetst
Elke aanpassing gaat door automatische controles op types, zonegrenzen en tests vóór hij live gaat. Welke versie draait is op elk moment na te vragen.
Kwetsbaarheden in de gaten
Wekelijkse automatische scans op code, geheimen en de draaiende applicatie. Afhankelijkheden worden bewaakt, een ernstige kwetsbaarheid blokkeert de uitrol.
Bij een incident
Triage binnen twee uur. Jij hoort het binnen 24 uur, zodat jij je meldplicht bij de Autoriteit Persoonsgegevens binnen 72 uur kunt halen. De procedure ligt vast.
Tweestapsverificatie
Inloggen met je wachtwoord en een code uit een authenticator-app, met herstelcodes voor als je je telefoon kwijt bent. Een eis van NEN 7510.
Export per cliënt
Alle goedgekeurde verslagen, het behandelplan en de analyses van één cliënt in één bestand, voor je EPD. Alleen wat jij goedkeurde, nooit concepten.
Wat geldt, wat af is, en wat nog loopt
Geen keurmerken die we niet hebben. Wel per norm de stand, zodat je het zelf kunt wegen.
Versie 2, oktober 2026, zestien artikelen en vier bijlagen. Een jurist met AVG-praktijk in de zorg kijkt er nog naar. Je tekent hem vóór je eerste opname.
Veertien verwerkingen en veertien risico's beoordeeld, met maatregelen. De conclusie wordt getekend vóór de eerste echte cliënt. De samenvatting is opvraagbaar.
Worden in dezelfde week aangepast als de software verandert. De versie staat erop.
Het toegangslogboek dat de norm vereist is gebouwd en wordt met een geautomatiseerde test bewaakt.
De beveiliging, toegang en logging zijn ingericht naar NEN 7510 en vastgelegd in een beheersmaatregelenregister. Certificering is een organisatorisch traject dat volgt zodra het product minder snel verandert. Tot die tijd zeggen we ingericht conform, niet gecertificeerd.
Nara doet geen klinische interpretatie, geeft geen risico-inschatting en geen behandeladvies. Dat is een ontwerpkeuze, niet alleen een disclaimer. Daarom valt Nara buiten de medische-hulpmiddelenverordening.
Lees het na, of leg het voor aan je FG
Alles waar deze pagina op leunt. De overeenkomst en de tekst voor je cliënten kun je direct openen, de rest krijg je op verzoek per mail binnen een werkdag.
Wat je waarschijnlijk wilt weten
Wat je tegen je cliënt zegt, en wat je vastlegt
Je vertelt dat je een opname maakt om het verslag te schrijven. De opname wordt direct na het uitschrijven verwijderd, en een Nederlands bedrijf levert de software met verwerking in de EU. Je legt de toestemming vast in Nara. Zonder die registratie start de opname niet. De tekst voor je privacyverklaring staat bij de documenten.
Als een cliënt de toestemming intrekt
Audio en transcript van de betrokken opnames worden verwijderd bij de eerstvolgende opschoning, en in elk geval binnen zeven dagen. Wat jij al hebt goedgekeurd blijft staan tot jij het wist, want dat is jouw dossier, niet dat van Nara. Wissen kan per cliënt in één handeling.
Of ik je dossiers kan lezen
Niet als onderdeel van het beheer. De beheeromgeving toont aantallen en statussen, geen inhoud. Inhoud is alleen zichtbaar in een ondersteuningssessie die jij zelf aanzet, die vanzelf afloopt en die in het logboek staat.
Nara en de LVVP-visitatie
Nara vervangt je EPD niet en bewaart niet voor de WGBO-termijn. Wat het wel doet is elke regel in verslag en behandelplan herleidbaar maken naar wat er gezegd of genoteerd is, en elke raadpleging loggen. De verwerkersovereenkomst en deze pagina kun je bij je visitatiedossier voegen.
Waarom er geen NEN 7510-certificaat is
Certificering toetst een organisatie met processen die een tijd stabiel zijn. Nara verandert nu wekelijks. De maatregelen zijn ingericht naar de norm en vastgelegd in een register dat je kunt opvragen. Het traject start zodra het product minder snel verandert. We zetten geen keurmerk op de site dat we niet hebben.
Training van AI op je gesprek
Gebeurt niet. Microsoft traint niet op klantgegevens, dat staat in de productvoorwaarden. Daarbovenop bewaart Microsoft voor Nara geen prompts en antwoorden en kijkt er niemand mee, zie het bewijs hierboven. Nara zelf traint geen modellen.
Als Nara stopt
Je krijgt je goedgekeurde verslagen en behandelplannen terug en daarna wordt alles verwijderd, binnen 30 dagen na het einde van de overeenkomst, zoals artikel 9 voorschrijft.
Vragen over dit alles stel je aan mij
Ik ben Rick Frenken, ik maak Nara in Zwolle, zonder investeerders en zonder datahandel. Heb je een vraag die hier niet beantwoord is, of wil je een document zien, mail me. Je krijgt binnen een werkdag antwoord van een mens, niet van een helpdesk.